RESPONSABLE ADMINISTRATIF SENIOR-OFFICE MANAGER

Aperçu du poste

Le responsable de bureau sera le principal centre opérationnel et administratif de Safebet Consulting Guinea et de ses filiales américaines Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, destiné à un professionnel autonome évoluant efficacement dans un environnement rapide et multi-entités. Le candidat idéal maîtrise couramment l’anglais et le français, gère la complexité avec aisance et agit comme un relais fiable de la direction pour toutes les questions opérationnelles.

Responsabilités principales

Support exécutif et gestion d’agenda

• Gérer les emplois du temps des dirigeants, les calendriers et les priorités sur plusieurs fuseaux horaires
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux (vols, transports, hôtels, préférences de séjour)
• Anticiper les engagements à venir et s’assurer que toute la logistique est confirmée à l’avance

Coordination des fournisseurs

• Servir de point de contact principal pour les fournisseurs nationaux et internationaux
• Suivre les commandes, les délais d’expédition et les livraisons ; signaler immédiatement les retards
• Vérifier les factures entrantes, signaler les anomalies et les soumettre pour validation
• Effectuer des recherches pour identifier et qualifier de nouveaux fournisseurs

Gestion des opérations et de l’administration

• Maintenir des dossiers organisés (contrats, fournisseurs, correspondances)
• Superviser les commandes de fournitures et le suivi des stocks
• Rédiger, relire et envoyer des correspondances au nom de la direction

Communication et liaison

• Être le premier point de contact pour les partenaires nationaux et internationaux, y compris les interlocuteurs Anglophones en Guinée, aux Etats-Unis et en Europe
• Communiquer clairement et professionnellement en anglais et en français
• Gérer les communications entrantes et les orienter de manière appropriée

Qualifications

Exigées

• Maîtrise parfaite de l’anglais et du français (écrit et oral) — indispensable
• Minimum 3 ans d’expérience en gestion de bureau, assistance exécutive ou opérations
• Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités multiples
• Expérience dans la coordination de voyages internationaux
• Haut niveau de discrétion, professionnalisme et fiabilité
• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Microsoft Office, plateformes email)

Souhaitées

• Expérience dans une PME ou un environnement multi-entités
• Expérience avec des fournisseurs internationaux ou la logistique d’approvisionnement
• Connaissance des process administratifs immobiliers
• Excellentes compétences rédactionnelles (capacité à rédiger de manière autonome)